仕事が早い人がしていることとは？
この様な話題は様々なメディアで取り上げられています。それらの中で私が個人的に無意味だと思っているのは「スキマ時間の活用」と言った類のものです。
移動時間の活用はまだマシとして、昼休みに仕事するとか、1時間早く出社するとか、それって「効率化」ではなく、単に「仕事の時間をいかに増やすか」ですから。長時間労働問題等も含め、意味のない手法です。休む時はシッカリ休む人の方が、「デキる人間」だと私は思います。
人間に与えられた時間が限られている以上、効率化はいかに「仕事にかかる時間を圧縮するか」です。
そういう意味では、以下の記事は参考になると思います。
〇目次
仕事を速く正確に確実の行うための6つのステップ
上の記事の最後に「仕事を速く正確に確実に行うための6つのステップ」が紹介されています。
1.仕事のゴールを決める
2.ゴールまでをいくつかのの作業に分解する
3.時間を見積もる
4.一番時間のかかる作業を見極める
5.依存関係を見極める
6.段取りを決める原文まま
あれ？どこかで見たような・・・。と思ったら、私が実践していた方法とほぼ同じでした。以前、このブログで紹介している「集中力をコントロールする方法」です。（※以下ジオジオ流）
紹介した記事では残念ながら「6つのステップ」の詳細を解説していないので、ジオジオ流と絡めて自分なりに解説してみます。
1.仕事のゴールを決める
ジオジオ流で言うところの「最終形を具現化する」ですね。やはり目標とする最終形が見えていなければ計画も立てられません。上司を見ていると最終形は「ボンヤリ」とイメージしているだけのようです。長年の経験を頼りにしているのでしょうが、それでは周囲への指示が「コレが終わればソレ。ソレが終わればアレ。」と言う具合に刹那的になり、行ったり来たりしたり手戻りが発生したりで効率が悪いです。
2.ゴールまでをいくつかの作業に分解する
ジオジオ流でも全く同じことを言っています。最終形だけですと、目標は明確にはなるけどそこまでの道筋が見えてきません。
高いビルを外から眺めている状態で「最上階まで上がりなさい」と漠然と言われるようなものです。せめて「何階建てなのか？」が分かれば、さらに具体的にイメージできますよね？
仕事を分解するとは、そういうことなのです。
3.時間を見積もる
ジオジオ流で言うところの「細分化した仕事に時間を割り振る」ですね。ここでやってはいけないのが、「最終形に対して時間を見積もること」です。大きな目標ほど時間の見積もりは不正確になるので、細分化した仕事に対して時間を見積もる方が、断然イメージしやすくなります。
コツとしては、実際より「多め」に設定することです。ただし2時間の仕事を5時間にして、ダラダラと5時間かけるのは良くありません。かと言ってギリギリの2時間にしてしまうと、顧客からの問い合わせなどの「不測の雑務」が生じると、途端に計画が破たんします。ですので「実際は2時間の仕事を3時間に設定しておく」くらいが丁度良いかと思います。これについては自分の実情に合わせて調整していけば良いでしょう。
4.一番時間のかかる仕事を見極める
これは時間を割り振ることができれば、自然にできるでしょう。またジオジオ流で言うところの「細分化した仕事をレベル分けする」とも近いと思います。
また単に「時間がかかる」と言う観点ではなく、時間がかかる要因を考えることも重要です。「難易度が高いのか？」もしくは「分量が多いのか？」によって対処が変わるので、そういった観点で見極めるとなお良いと思います。
5.依存関係を見極める
これはジオジオ流では示していませんでしたが、大切なことです。
「仕事A」が終わらないと着手できない「仕事B」や他の仕事に関係しない「仕事C」など。細分した仕事をレベル分けしたあと、フローをつくってみるとイメージしやすくなると思います。同時並行して進められる仕事があれば、同僚と手分けすることが可能になります。
6.段取りを決める
ジオジオ流で言うところの「スケジュールを立てる」ですね。上述の「フロー」をつくってしまえば、各段階で「誰が実施するか」「いつまで終わらせるか」を決めてしまえば、段取りはおのずと決まります。
簡単な仕事こそ早く済ませよう
冒頭で紹介した記事では「実施すべき作業を台帳に記入する」のを後回しにしたために、チーム全体の作業が遅延したと言う事例をあげていました。
しかしこれは、簡単な仕事と言うよりもどちらかと言えば「大切な仕事」ですよね。仕事そのものは簡単でも、全体のキーポイントとなる仕事は、もちろん後回しにしてはいけません。
では、その他の「簡単な仕事」は後回しにすれば良いか？と言えばそうとも限りませんが、私の場合は最優先にはしません。細々とした簡単な仕事は、とりあえず忘れないようにメモしておきます。また「いつまでか」も横に書いておきます。そして以下のような時に1つ1つ片づけていくようにしています。
1.就業開始直後
その日の仕事の始まりは、どうしても気分が乗らない時もあります。その時に「リハビリ」的な意味合いで簡単な仕事をいくつか終わらせます。すると頭が「仕事モード」に切り替わり、大物の仕事に取り掛かる準備ができます。まさに一石二鳥ですね。
2.仕事と仕事の合間
1つの仕事が終わり、次の仕事に取り掛かる前に、簡単な仕事を1つ実施する。これで頭が切り替わるので、次の仕事に入りやすくなります。
3.大きな仕事の気分転換
まる1日以上かかるような仕事をしている場合、どうしても途中で集中力が切れます。そういう時に、気分転換で簡単な仕事を済ませます。
4.終業前の微調整
私は定時でキッチリ帰りたい派です。良く「キリの良いところまで終わらせる」と言って時間をオーバーして仕事する人がいますが、私は好きではありません。だって「キリの良いところ」を優先したらそれこそ「キリがない」からです。
むしろ「途中段階で時間を意識しながら仕事をしていなかった証拠」だと私は思います。私の場合は常に時間を意識しながら仕事するように心がけていて、定時前の「キリの良いところ」で作業を中断してしまいます。そして定時までの十数分から数十分の時間で「簡単で細々した仕事」をやってしまいます。
間接的な作業をするとき、不要な労力を省く
このブログでも書いたことがあります。私も周囲を見ていると「その仕事に何故そんなに手間をかけるんだ？」と思うことがあります。冒頭で紹介した記事では以下のように言っています。
メモで報告すればいい内容なのに、わざわざパワポを作って時間をかける。これをムダと言いますが、
原文まま
本当にそうですよね。社内調整用の資料であれば、適正に目的を達成すれば済むことなので、ワザワザ凝る必要はありません。
以前、私も「進捗報告書」の作成に1時間以上もかけて提出してきた部下に、「まず口頭で報告すること」と注意しました。そして進捗報告書そのものは「記録を残す」と言う目的に過ぎないので、簡潔に時間をかけずにつくるように指導しました。
その仕事の目的が何なのか？を考えて、特に社内資料であれば可能な限り簡潔にするのがベストです。しかし上司によっては「これでは分からない」と言って「凝ったもの」を要求する困った人もいますからね・・。ただその場合は改善すべきは、その上司の方なんですけど(笑)
1つ1つを確実に
これも鉄則ですね。
私が以前いた部署の後輩がレベルの高い仕事をやりたがり、でも「間違えてはやり直し」の連続で、周囲がホトホト困り果てたと言うことがありました。
また別の同僚の場合は、突然「うわ～！」と叫ぶので何事かと思いきや「パソコンが固まった」とのこと。再起動するしか手はなく、保存してなかったので「その日の仕事がやり直し」になっていました。そこはコマメに保存しておこうやと思いましたが、困ったことに、その同僚は同様の事をたまに繰り返します。
私は割と途中段階のチェックをコマメに実施する方で、その時に保存もしておくので、間違いやその他の理由でやり直すことはほとんどありません。と言うのも、人間って集中力が長くは続かないじゃないですか。ですので気分転換がてらに、それまでの仕事の中身をザッと振り返ってチェックして「良し！」と言いながら上書き保存して、トイレへ行く。このような事をするクセがついているんですね。
もしやっていなければ、是非お勧めの方法です。「やり直し」ほどヘコむものはないですからね。
まとめ
人間にとって時間は有限です。仕事も可能な限り早く終わる方が、人生にとっても得ですし、会社も収益性が上がります。しかしただ速さだけ追及しても、やり直しになれば意味はないので「速く正確に」が大切になります。また個々の仕事だけでなく、仕事の全体像から、その関係性を明らかにしておくことも重要です。
そうすることによって、個人の力の限界を「組織」で補うことができるようになります。「仕事の全体像を掴んで計画を立てること」は一見地味で面倒に感じますが、それを実践することで「組織力」を上手に活用できるようになります。
日本のホワイトカラーはどうしても「個人の仕事」に陥りやすい印象を受けます。
しかしこれからは、この記事で示したような地道なマネジメントによって組織力を最大限に活用することが重要になると思います。
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