SHIINBLOG

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仕事とか科学とか

労働問題や面白い科学の話題について書き綴ります

残業問題を考える:集中力をコントロールするための仕事術を公開します!

仕事が多すぎて山積み状態・・・。何から手をつけたらよいのか?と途方に暮れた事は無いですか?

そんな時、集中力が高まって黙々と仕事に取り組めることができたなら・・と思います。私も以前はそうでした。

集中力、もともと私は「試験」の時は集中力を発揮できるタイプでした。この集中力を思ったときに出せれば良いのに・・・。と良く思ったものでしたが、これって大概の人は当てはまると思います。

「火事場の馬鹿力」と言うように、人間は追いつめられると通常以上の力を発揮できるものです。 つまり、普段の仕事でも「上手に自分を追い込むことができれば」集中力をアップさせることが可能になります。

今回は私が実践している「集中力をアップさせる仕事の進め方」を紹介したいと思います。それ程難しい事ではないので、既に実践されている人もいるかと思いますが、人間って簡単でも案外気づかないこともあるものです。また少なくとも私の職場では実践している人はいませんので、そこまで「誰でもやっている」ことではないと思います。

また自分が置かれている立場によっても異なると思いますが、全部ではなくても一部は参考になるところもあるかも知れません。

それと仕事の形態によっては全く参考にならない場合もあると思いますので、その辺は御容赦願います。

 

最終形を具現化して分割する

私の仕事は大雑把に言えば、「お客様から受けた案件に対応し、成果品をとりまとめて納品する」仕事です。1つの案件あたりの金額は比較的大きく、納期までの期間は数か月に及ぶのが通常です。ですので複数の案件を同時並行で進めていく必要があります。

あなたの仕事が、もし同様の形態ではないとしても、応用できる可能性があるので、もう少し読み進めてみて下さいね。

以前のブログ記事でも紹介したように、私の会社では普段からあまりにも仕事量が多すぎるので、「事前に仕事を整理する」と言うことを自然に実践するようになりました。皆さんも例えば「やること」をメモにしたり、ある程度は整理しているかも知れません。しかし今回紹介する方法は、徹底的に整理してエクセル表にまとめ、さらに「ゴールまでの簡易なスケジュール」をつくるところまで実施します。以前ブログで紹介した、数年前の「暗黒時代」の時にその作業に約2日間を費やしてでも実践しました。

①最終形を具現化する 

まず、お客様に納品する成果品の「最終形」を具現化します。

例えば 何がしかの「報告書」を提出する場合は、「報告書本文」と「資料集(データ、写真など)」等があると思います。

報告書本文の場合は、目次をつくって章立てをしていき、表にまとめます。

資料集もデータや写真で分け、データや写真の種類ごとに表にまとめます。

慣れない場合はザックリとで構わないと思います。とにかく騙されたと思って、まずこれをやってみると「ゴールまでのイメージ」ができ、脳内が少し整理されるのが分かると思います。

②具現化した最終形を分割してみる

今度は「分割」していきます。報告書の目次の「章」を今度はさらに「節」で分割してみましょう。また資料も種類ごとに分けるなど、分割してみて下さい。

最初はイメージできなくても、はじめに「ザックリと具現化」することで、不思議と細部までイメージしやすくなっていると思います。

ただし「あまり細かくし過ぎないように」注意してください。人間そこまで覚えられませんし、後々の作業が大変です。私の場合は定時が9:00~17:00の7時間で、午前3時間、午後4時間なので「3~4時間でできる量」くらいを目安にしています。定時が8時間の場合は半日のさらに半分の「2時間で出来る量」くらいまで分けても良いと思います。ここで大切なのは「時間にこだわり過ぎないこと」です。ザックリとで良いので「だいたい半日かかるかな?」程度で良いです。

③細分化した仕事をレベル分けする

細分化した仕事のうち、「専門知識と経験が必要な仕事か?あるいは、そうではないか?」で大雑把に区分けします。

専門知識と経験がなければ実施できない仕事は「自分の仕事」、そうではない仕事は「若手社員もしくはアルバイトに任せられる仕事」になります。

後者の場合は内容を整理し、それぞれに指示を出して、まずはひと段落です。

前者の場合はさらに以下の作業を進めます。

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全体の作業時間を導き出す

①細分化した仕事に時間を割り振る

上記のように「最終形→細分化」を各案件ごとに表に整理した後は、「細分化した仕事」について「時間の割り振り」をします。

上では、あまり細かくてもしょうがないので、目安として「半日で終わる程度」と書きましたが、実際にはそこまで分割できない「大物」の仕事もありますよね。

それぞれの仕事にかかると予想される時間を割り振る場合の注意点は、「多めに設定する」ことです。私の場合は、割り振る時間の単位を「半日(3~4時間)」と「1日(7時間)」で考えて、「1時間で終わりそう」と思っても「3時間」にします。「大物」についても「丸一日かかりそうだな」と思ったら「14時間(2日)」と言う風に、それぞれを気持ち多めにして時間を割り振ります。

実は最終的に、これが「キモ」になります。思い切って「多め」に設定しちゃってください。

②案件ごとの合計時間を出し、スケジュールを立てる

細分化した仕事に時間を割り振ったら、その案件の合計時間を導きます。

私の場合は1件あたり100~200時間になったりします。複数案件を合計すれば1000時間に達し、気が遠くなります(笑)

でも、めげずに今度は「スケジュール」を立てます。

納品日が一番遅い案件の期日から逆算して「何日(平日)あるか?」を数えれば、合計時間/日数で「1日あたりの必要労働時間」を導けますよね。仕事量が多くて大変なので整理している訳で、なおかつ「多めに時間を割り振っている」ので、必ず「定時以上の時間」になると思います。でも、それで良いのです。

たとえば私の暗黒時代では「20時間」と非現実的な数字になってしまったので、土曜・祝日もカウントして計算し直し、「1日あたり14時間」にしてスケジュールを立てました。

一番納期が遅い案件の期日から逆算していき、例えば「140時間かかる案件」なら、逆算して14ずつ引いていけば「最低限どこまでどの程度進めていれば良いか」が分かるようになります。

私の暗黒時代の時は、始めの1か月くらいは「土日も出勤しないと終わらない」と言うスケジュールになりました。かなりヘコみましたが、同時に尻に火が付きました。

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どのような効果があるか?

ここまで説明した「スケジューリング」、「そんなことか?」と思うかも知れませんが、やってみると色々な効果があります。

①「今何をすべきか?」が明確になる

人間って不思議なもので、「沢山仕事がある」と思っても「まだ4か月ある」と思うと、どうしても集中できません。しかし上記のようにスケジュールを立てることで「今頑張らないと終わらない」と言うことが脳内で具体化します。そうなることで自然と集中力が生み出されるのです。

仕事を整理したことで目標が明確になり、短期的な目標が生まれることで、集中力をアプさせることができるのです。

②仕事が早めに片付いていくので「やる気」が生まれる

時間を割り振るときに、あえて「多めに設定する」としたのには2つ理由があります。

1つは「予定より早めに終わることで達成感を味わい、やる気をアップさせる」ためです。人間とは不思議なもので、最終的なゴールまで「3か月」よりも「今週は毎日7時間残業」となる方が危機感が生まれます。あえて危機感を生むことで、集中力を生み出せます。もともと多めの時間設定ですし、集中力も高まっているので、思った以上に仕事は早く終わります。「多めの時間設定」と分かっちゃいるが、嬉しくなるのが人間なのです。滅入るよりは嬉しくなる方が良いですよね。

2つ目は「不測の事態」で浪費する時間を吸収するためです。不測の事態とは何もインフルエンザで1週間寝込むとかでなくとも、「上司から雑用を頼まれた」とか「顧客からイレギュラーな仕事を依頼された」などの小さいものも含みます。その他、いちいち予想できないような軽微な雑用(メールの返信など)なども入ります。

仕事が思うように進まないのは、この様な大小さまざまな「不測の事態」によることが多いのです。「不測の事態」によって、せっかくスケジュールを立てても思い通りに進まず、やる気を失ったと言う経験をした人は多いと思います。

私の会社でも、これを理由に「予定を立ててもうまくいかない」「やってみないと分からない」と思い込んでいる人が大多数です。

そこで私は逆転の発想で「じゃあ、多めに設定しちゃえ」とやってみたら、不測の事態があっても、大概はスケジュールより早めに終わります。「多めに設定してるから当たり前」と言ったらそれまでですが、人間って不思議なものです。一度「数字」にしてしまうと「脳内に刻み込まれる」ようで、「14時間かかる」と設定した仕事が7時間で終わると、非常に気分が良くなり、やる気が出ます。

であれば、シビアに時間設定して予定より終わらないよりは断然良いと思いませんか?

③短期的な目標が生まれ、集中力が増す

また「毎日残業して、土日も出勤しなくてはならない」と言う地獄のスケジュールを回避するために、「予定より早めに終わらせよう!」と言う気持ちが高まります。まぁ、もともと多めに時間設定しているので、大概は早めに終わっていきます。

そうすると「もっと頑張れば、今週末は休める」と言う短期的な目標が生まれます。これが脳に及ぼす影響は素晴らしく、かなり集中でき、仕事が進みました。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?

単純な事ですが、一度試してみることをお勧めします。面倒でも1回表をつくってしまうと、その後は案外とサラッと計画を立てることができます。また何回か経験すると、忙しくない通常時でも時短で仕事をするクセが身に付きます。

重要なのは「カタチにしてみて脳内に刻み込む」ことです。

また敢えて時間を多めに設定し、「適度な緊張感を生む」のも重要です。あまり追い込みすぎると挫折してしまうので、そこは適宜、工夫してみて下さい。

本来は管理職がこれをやって、部下に仕事を割り振るべきなのですが、長時間労働が常態化している現実を見れば、必ずしもそうではないのでしょう。

現実的に「仕事が多くて困っている」のであれば、試してみて損はないと思います。

また、この方法がそのまま当てはまらなくても、応用させることはできると思います。

世の中では既に実践している人もいるでしょうし、もっと良い方法で仕事を管理している人もいるでしょう。

ちょっとした工夫で少しでも仕事が楽になり、長時間労働で苦しむ人が日本からいなくなることを、心から願います。

 

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